Comment réussir une soirée d'entreprise ?

Ce n'est pas un hasard si les grandes entreprises prévoient une augmentation de 3,8 % de leur budget événementiel, selon l'étude de marché "L'événement comme vecteur de valeur stratégique". Cependant, pour en tirer le meilleur parti, il faut savoir comment organiser un événement.

Comment organiser un événement d'entreprise ?
Dans cet article, on va vous donner quelques conseils de base sur l'élaboration d'un plan d'action pour une soirée entreprise en Suisse. Nous vous présentons 6 étapes pour organiser votre événement avec succès.
Apprenez toutes les astuces pour organiser un événement professionnel

Comment organiser un événement professionnel ou social en 6 étapes ?
Voici quelques conseils de base pour concrétiser le plan d'action d'un événement. Apprenez à devenir un organisateur d'événements grâce à ces 6 étapes.

Déterminer l'objectif et le public de l'événement
Pour qu'un événement professionnel soit couronné de succès, vous devez définir à l'avance son objectif et son public cible.
• Souhaitez-vous attirer des partenaires ou des investisseurs potentiels ?
• Souhaitez-vous présenter un nouveau produit ou service à la presse ?
• Souhaitez-vous impliquer les employés de différents sites dans l'organisation ?

Quel que soit votre objectif, n'oubliez pas d'être spécifique, réaliste et mesurable.
Budget de l'événement
Le facteur économique est l'un des plus importants lorsqu'il s'agit d'organiser un événement professionnel, car de nombreuses décisions dépendent du budget dont vous disposez. Avec un peu de créativité, vous pouvez réduire les coûts sans affecter la qualité de l'événement, mais vous pouvez également faire appel à des sponsors pour augmenter le budget. Quelles que soient les décisions que vous prenez, faites-les en gardant un lien constant avec le budget afin d'intégrer toutes les parties de l'événement.

Planifier l'événement
L'organisation d'une manifestation professionnelle nécessite une planification minutieuse afin de ne négliger aucun détail. Vous devrez préciser la date, l'heure et le lieu de l'activité, de préférence de manière à ce qu'elle ne coïncide pas avec d'autres événements ou activités présentant un grand intérêt pour le public.
Vous devrez également planifier toutes les tâches nécessaires à l'événement et le programme d'activités de l'événement. Gardez à l'esprit que la tendance est aux formats plus petits qui facilitent le dialogue et l'attention.
Faites l'inventaire des ressources dont vous avez besoin et des services externes auxquels vous ferez appel.
• Combien de personnes travailleront-elles ?
• À quels fournisseurs ferez-vous appel ?
• Quels médias sont essentiels et lesquels sont secondaires ?
Faire connaître l'événement
Comment faire connaître l'événement ? La publicité est une étape fondamentale pour que l'événement attire le bon public et soit couronné de succès. Vous pouvez utiliser les réseaux sociaux par le biais de profils d'entreprise, en tirant parti de leurs options de segmentation. Vous pouvez également créer un site web dédié à l'événement, qui fonctionnera comme une page d'atterrissage où vous recueillerez toutes les informations sur l'événement et encouragerez les personnes intéressées à s'inscrire.
Le recrutement d'influenceurs pour annoncer l'événement sur leurs réseaux sociaux est une autre stratégie de marketing très efficace, même si vous pouvez utiliser des canaux plus conventionnels qui ont toujours un grand impact, tels que la radio, la télévision ou la presse locale. N'oubliez pas que la publicité de l'événement est une étape fondamentale pour sa réussite.

Réalisation de l'événement
Dans cette phase du plan d'action, tous les professionnels impliqués dans le projet se réunissent pour établir le calendrier des activités de l'événement. C'est une phase essentielle car il y a souvent des contretemps et des imprévus qu'il faut gérer rapidement pour que la qualité de l'événement n'en pâtisse pas.
En tant qu'organisateur, vous devrez veiller au respect du programme prévu, coordonner le travail de tous les acteurs impliqués et superviser le déroulement de l'événement ainsi que la satisfaction des participants.

Évaluation de l'événement
L'évaluation de l'événement est essentielle pour tirer les leçons des erreurs commises. Au cours de cette dernière phase, vous devez contrôler les résultats de l'événement pour vérifier quels objectifs ont été atteints et quels points présentent une certaine vulnérabilité.
Vous pouvez analyser différents facteurs en fonction des objectifs de l'événement, du budget et des parrainages obtenus aux bénéfices réalisés, en passant par la perception des participants, l'intérêt suscité par la marque, l'impact de l'événement dans les médias et les problèmes survenus au cours de l'organisation et de l'exécution.