1. Notez, notez, notez

C’est la case départ d’une bonne gestion de vos priorités. Ne laissez pas toutes les tâches que vous avez à faire flotter dans votre esprit, et ce pour deux raisons. 1. vous en oublierez. 2. Les demandes extérieures prendront toujours le pas sur vos propres tâches. Les 2 supports conseillés : la liste de tâches et l’agenda électronique synchronisé.

2. Demandez de vrais délais

Pour arrêter de courir et éviter de vous disperser à cause de demandes « pour hier » ou « très urgentes », exigez des délais clairs de la part de vos interlocuteurs.

3. Définissez une heure fixe de fin pour toutes choses

C’est la loi de PARKINSON : « Le travail se dilate pour occuper tout le temps disponible. » En d’autres termes, si l’on se donne plus de temps que nécessaire pour une tâche ou un projet, nous l’utiliserons, sans pour autant atteindre un résultat exceptionnel. La première chose à faire pour appliquer ce conseil efficacement est de fragmenter son activité en tâche facilement estimable (de 30 à 60 minutes).

4. Commencez votre journée par une tâche que vous avez choisie

Arrivez à votre poste en sachant par quoi commencer, c’est la moitié de votre journée de gagnée. Pas de temps de mise en route, pas d’indécision, vous attaquez la journée par une tâche importante, précise, de 30 à 60 minutes.
Et une fois cette tâche terminée, vous allez consulter vos mails. Impossible ? Essayez. Et comparez les deux modes de fonctionnement.

5. Challengez les demandes de vos collaborateurs

Ne prenez pas toutes les demandes extérieures pour argent comptant. Questionnez, qualifiez, creusez. Une fois sur deux, votre interlocuteur réalisera qu’il n’a pas tous les éléments (à commencer par le délai !), et qu’il répercute une urgence imprécise. A court terme, vous allez gagner un temps fou. Et à long terme également, car les gens finiront par venir vers vous avec des demandes claires et précises.

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